Regulamin świadczenia usług Calendra

§ 1. Kto świadczy usługę

Usługę Calendra („Usługa”) świadczy Vomit Studios Michał Siwek, os. Jagiellońskie 25/54, 31-834 Kraków, NIP 6783161589, REGON 364894662, przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („Usługodawca”). Kontakt w sprawach umowy: legal@calendra.pl; w sprawach danych osobowych: privacy@calendra.pl.

Regulamin określa zasady świadczenia Usługi drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz warunki umowy między Usługodawcą a Klientem.

§ 2. Definicje

• Klient – przedsiębiorca lub inny podmiot prowadzący działalność zawodową (gabinet psychoterapii, praktyka, salon), który zakłada Konto i korzysta z Usługi w związku z tą działalnością.
• Konto – konto Klienta w Usłudze, obejmujące jedną firmę i jej lokalizacje.
• Użytkownik – osoba korzystająca z Konta za zgodą Klienta: właściciel, osoba prowadząca wizyty, recepcja.
• Klient końcowy – osoba, która umawia wizytę u Klienta przez stronę rezerwacji lub której wizytę Klient zapisuje w kalendarzu.
• Panel – część Usługi dostępna po zalogowaniu (panel.calendra.pl); Strona rezerwacji – publiczna strona Klienta (book.calendra.pl/nazwa).
• Plan – wybrany pakiet Usługi z limitami i ceną wskazaną w cenniku na calendra.pl; Okres rozliczeniowy – miesiąc kalendarzowy liczony od dnia aktywacji Planu.

§ 3. Czym jest Usługa

Usługa obejmuje w szczególności: kalendarz wizyt i grafik osób prowadzących, stronę rezerwacji online pod marką Klienta, przypomnienia e-mail i SMS wysyłane do Klientów końcowych w imieniu Klienta, cykle wizyt, rozliczanie wizyt (obecność, płatność), statystyki i eksport danych, import danych z innych systemów oraz – opcjonalnie – pobieranie zadatków przez własne konto Stripe Klienta.

Calendra nie jest platformą pośrednictwa. Usługodawca nie prezentuje Klientów w żadnym katalogu, nie pobiera prowizji od wizyt i nie jest stroną umów między Klientem a Klientami końcowymi.

Calendra nie jest systemem dokumentacji medycznej. Klient sam decyduje, jakie informacje zapisuje w notatkach, i odpowiada za ich zgodność z przepisami dotyczącymi jego zawodu, w tym z zasadami tajemnicy zawodowej.

Do korzystania z Usługi potrzebna jest aktualna przeglądarka internetowa, dostęp do internetu oraz adres e-mail lub numer telefonu, na który przychodzą kody logowania.

§ 4. Konto i okres próbny

Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta, po potwierdzeniu adresu e-mail lub numeru telefonu kodem. Zakładając Konto, Klient oświadcza, że działa w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej i podaje prawdziwe dane.

Przez 30 dni od założenia Konta Usługa jest dostępna bezpłatnie, bez podawania karty. Po tym czasie dalsze korzystanie wymaga wyboru Planu. Jeśli Plan nie zostanie wybrany, Konto zostaje zablokowane, a dane są przechowywane jeszcze przez 90 dni, po czym zostają usunięte, chyba że Klient wcześniej zażąda ich usunięcia lub eksportu.

Klient dodaje Użytkowników i odpowiada za ich działania w Usłudze jak za własne. Logowanie odbywa się bez hasła: kodem jednorazowym, linkiem z wiadomości lub kluczem dostępu (passkey). Klient dba o to, aby urządzenia i skrzynki pocztowe Użytkowników były zabezpieczone.

§ 5. Plany, opłaty i faktury

Dostępne Plany, ich limity (liczba osób prowadzących, pula SMS) i ceny określa cennik na calendra.pl. Ceny w cenniku są podane brutto (z podatkiem VAT 23%) wraz z kwotą netto; faktury wyszczególniają kwotę netto i VAT.

Opłaty są pobierane miesięcznie z góry za Okres rozliczeniowy, za pośrednictwem operatora płatności Stripe. Faktury VAT są wystawiane elektronicznie i wysyłane na adres e-mail Klienta.

Zmiana Planu obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego. Po wyczerpaniu puli SMS w danym Okresie przypomnienia SMS są wstrzymywane do początku kolejnego Okresu lub do dokupienia pakietu zgodnie z cennikiem; przypomnienia e-mail działają nadal.

Jeżeli płatność za Okres rozliczeniowy nie zostanie pobrana, Usługodawca przypomni o tym e-mailem; po 7 dniach dostęp do Panelu może zostać ograniczony do czasu uregulowania należności. Dane Klienta pozostają zachowane.

Usługodawca może zmienić cennik, informując Klienta e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Zmiana nie dotyczy Okresu już opłaconego. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę przed jej wejściem w życie.

§ 6. Czas trwania umowy i rezygnacja

Umowa jest zawierana na czas nieokreślony. Klient może zrezygnować z Usługi w każdej chwili w Panelu lub e-mailem; rezygnacja jest skuteczna na koniec opłaconego Okresu rozliczeniowego. Za niewykorzystaną część Okresu nie przysługuje zwrot, a za rezygnację nie są pobierane żadne opłaty.

Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego terminu, a ze skutkiem natychmiastowym, gdy Klient rażąco narusza Regulamin (w szczególności § 7) albo zalega z płatnością dłużej niż 30 dni mimo wezwania.

Do końca dostępu Klient może wyeksportować swoje dane (klienci, wizyty) w formacie CSV. Po usunięciu Konta dane są usuwane w ciągu 30 dni, z wyjątkiem danych rozliczeniowych, które Usługodawca przechowuje przez okres wymagany przepisami podatkowymi, oraz kopii zapasowych, które są nadpisywane w cyklu do 30 dni.

§ 7. Obowiązki Klienta

• Klient korzysta z Usługi zgodnie z prawem i dobrymi obyczajami, w szczególności zapewnia podstawę prawną kontaktu ze swoimi Klientami końcowymi (przypomnienia e-mail i SMS są wysyłane w jego imieniu i na jego zlecenie).
• Klient odpowiada za treści publikowane na Stronie rezerwacji oraz za dane i notatki wprowadzane do Panelu, w tym za ich zgodność z przepisami o ochronie danych i tajemnicy zawodowej.
• Zabronione jest: wysyłanie wiadomości niezamówionych, obchodzenie limitów Planu, odsprzedaż lub udostępnianie Usługi podmiotom trzecim, badanie zabezpieczeń bez zgody Usługodawcy oraz działania zakłócające pracę Usługi.
• Klient niezwłocznie informuje Usługodawcę o nieuprawnionym dostępie do Konta.

§ 8. Dostępność, wsparcie i rozwój

Usługodawca dokłada starań, aby Usługa działała nieprzerwanie. Prace serwisowe są w miarę możliwości prowadzone w godzinach nocnych i zapowiadane z wyprzedzeniem. Kopie zapasowe danych są wykonywane codziennie, a dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej.

Wsparcie jest świadczone e-mailem (legal@calendra.pl) w dni robocze. Usługa jest stale rozwijana; o ograniczeniu lub wycofaniu istotnej funkcji Usługodawca informuje co najmniej 30 dni wcześniej.

§ 9. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do sumy opłat zapłaconych przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie, działania lub zaniechania Klientów końcowych, niedoręczenie wiadomości z przyczyn leżących po stronie operatorów telekomunikacyjnych i dostawców poczty ani za przerwy wynikające z przyczyn zewnętrznych. Ograniczenia te nie obejmują szkód wyrządzonych umyślnie.

Klient odpowiada za zgodność prowadzonej przez siebie działalności z prawem oraz za sposób, w jaki korzysta z Usługi wobec Klientów końcowych.

§ 10. Własność intelektualna

Oprogramowanie, nazwa i znaki Calendra należą do Usługodawcy. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Usługi na czas trwania umowy. Dane Klienta i jego Klientów końcowych pozostają własnością Klienta.

Usługodawca może wskazać Klienta jako użytkownika Usługi w materiałach referencyjnych wyłącznie za jego wcześniejszą zgodą.

§ 11. Dane osobowe

Dane Klienta i Użytkowników (dane kont, rozliczeń, logi bezpieczeństwa) Usługodawca przetwarza jako administrator – na zasadach opisanych w Polityce prywatności.

Dane Klientów końcowych, które Klient wprowadza do Panelu lub które trafiają do Usługi przez Stronę rezerwacji, Usługodawca przetwarza wyłącznie w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający. Zasady tego powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu. Zostaje ona zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu.

§ 12. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem na adres legal@calendra.pl. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji.

§ 13. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, takich jak zmiana przepisów, rozwój Usługi lub zmiana dostawców. O zmianie Klient zostaje poinformowany e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę przed tym terminem; dalsze korzystanie z Usługi oznacza akceptację.

§ 14. Postanowienia końcowe

Umowa podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy. W razie rozbieżności między wersją polską a angielską rozstrzyga wersja polska.