Polityka prywatności

1. Administrator

Administratorem danych jest Vomit Studios Michał Siwek, os. Jagiellońskie 25/54, 31-834 Kraków, NIP 6783161589, REGON 364894662. W sprawach danych osobowych napisz na privacy@calendra.pl.

2. Kogo dotyczy ta polityka

• Odwiedzający calendra.pl – przetwarzamy jedynie dane techniczne niezbędne do wyświetlenia strony i zapewnienia bezpieczeństwa.
• Firmy korzystające z Calendra i ich Użytkownicy – dane kont, rozliczeń i logowania; tu jesteśmy administratorem.
• Osoby umawiające wizyty (klienci, pacjenci) – administratorem Twoich danych jest firma, u której umawiasz wizytę. Przetwarzamy je wyłącznie w jej imieniu, na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu). Swoje prawa realizujesz u tej firmy; na jej polecenie pomagamy je wykonać.

3. Jakie dane przetwarzamy i po co

• Konto i logowanie: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, kody jednorazowe, klucze dostępu (passkeys), data i adres IP logowania – aby zawrzeć i wykonać umowę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i chronić konto (lit. f).
• Dane firmy i rozliczenia: nazwa, adres, NIP, historia płatności i faktury – aby wykonać umowę i spełnić obowiązki podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO). Dane karty przetwarza wyłącznie Stripe.
• Treści w Panelu: lokalizacje, usługi, grafik, wizyty, notatki, dane klientów końcowych – aby świadczyć Usługę; w zakresie danych klientów końcowych działamy jako podmiot przetwarzający.
• Wiadomości e-mail i SMS: adresaci, czas wysyłki i status doręczenia – aby wysyłać potwierdzenia i przypomnienia oraz rozliczać limity Planu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
• Bezpieczeństwo: adres IP, identyfikator przeglądarki i dzienniki zdarzeń przechowywane do 30 dni – aby wykrywać nadużycia i awarie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Korespondencja: treść wiadomości wysłanych do nas – aby odpowiedzieć i udokumentować sprawę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Nie prowadzimy marketingu bez zgody, nie profilujemy i nie sprzedajemy danych.

4. Komu przekazujemy dane

Z danych korzystają wyłącznie dostawcy, którzy pomagają nam świadczyć Usługę i są związani umowami powierzenia:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy) – serwery i kopie zapasowe;
• DigitalOcean, LLC (USA) – przechowywanie plików i domeny;
• Resend, Inc. (USA) – wysyłka e-maili;
• Twilio Ireland Ltd. (Irlandia) – wysyłka SMS;
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) – płatności;
• Rollbar, Inc. (USA) – monitorowanie błędów;
• dostawca usług księgowych – w zakresie faktur.

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się wyłącznie do podmiotów objętych decyzją o adekwatności (w tym EU-U.S. Data Privacy Framework) albo na podstawie standardowych klauzul umownych.

5. Jak długo przechowujemy dane

• dane konta i treści w Panelu – przez czas umowy i 30 dni po usunięciu konta;
• dane rozliczeniowe i faktury – przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę;
• dzienniki bezpieczeństwa – do 30 dni; kopie zapasowe – nadpisywane w cyklu do 30 dni;
• dane klientów końcowych – tak długo, jak przechowuje je firma, u której umówiono wizytę; są usuwane razem z jej kontem lub na jej polecenie.

6. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Napisz na privacy@calendra.pl. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeśli umawiasz wizyty jako klient lub pacjent, swoje prawa realizujesz u firmy, która prowadzi Twoje wizyty. Jeżeli zwrócisz się do nas, przekażemy sprawę tej firmie i pomożemy ją wykonać.

7. Pliki cookie

Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania Usługi: sesji logowania, zapamiętania urządzenia (jeśli o to poprosisz), ochrony przed fałszywymi żądaniami (CSRF) oraz wybranego języka. Nie używamy plików analitycznych, reklamowych ani śledzących i nie prosimy o zgodę, ponieważ nie jest ona wymagana dla plików niezbędnych.

8. Bezpieczeństwo

Transmisja jest szyfrowana (TLS), klucze i dane uwierzytelniające są szyfrowane w bazie, logowanie odbywa się bez haseł (kod jednorazowy, link lub klucz dostępu), dane poszczególnych firm są od siebie oddzielone, a serwery znajdują się w Unii Europejskiej. Kopie zapasowe są wykonywane codziennie.

9. Osoby niepełnoletnie

Calendra jest narzędziem dla firm. Wizyty osób niepełnoletnich umawia w ich imieniu opiekun; o zasadach pracy z osobami niepełnoletnimi decyduje firma prowadząca wizyty.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy firmy korzystające z Calendra e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem calendra.pl/privacy.